Innkalling ekstraordinært årsmøte 2024.
Dato: 27.05.2024
Sted: Tveit skole, Mat og Helse rommet.
Tidspunkt: Kl 19.00.
Agenda:
1. Konstituering:
o Status fremmøtte
o Godkjenning av innkalling og saksliste
o Valg av møteleder
o Valg av referent
o Valg av tellekorps
2. Avsetting av midler til brøyting og vedlikehold av privat vei
3. Lys ved Holatjørn
4. Styrehonorar.
5. Budsjett.
Styret oppfordrer alle medlemmer til å stille på det ekstraordinære årsmøtet. Eventuelle fullmakter skal avgisskriftlig og det må være tydeliggjort hvem som har avgitt fullmakten. Fullmakten må være levert til styret senest på møtet. I fullmakten må det vises til hver sak som skal stemmes over og hvilket forslag man er i for eller imot. Ufullstendige fullmakter vil ikke bli telt med.
Sak 2 Avsetning av midler til brøyting og vedlikehold av privat vei:
Under årsmøtet som ble avholdt 04.03.2024, ble det bestemt at det skulle kalles inn til ett ekstraordinært årsmøte da flere av forslagene ikke kunne stemmes over fordi de var mangelfulle. Bakgrunnen for utsettelsen var blant annet at det ikke forelå en konkret økonomisk sum for årsmøtet å ta stilling til. Det ble også tatt opp om velforeningen var rette forum for å håndtere utgifter knyttet til felles vei til tomtene 23 – 26. Det ble i den forbindelse stilt spørsmål ved om veien er å regne som en del av velforeningen eller om veien bør håndteres som ett sameie der en betaler etter bruk (fordelingsnøkkel). Mellom årsmøtet og ekstraordinært årsmøte har det blitt arbeidet med saken for å få den bedre belyst.
Det har blitt innhentet prisforslag på brøyting av vei. Veikomitèen har sendt inn følgende informasjon om pristilbud og forsalg til avsetting:
«Leder veikomitè har vært i dialog med nestleder Vestre Solåsen for å få info om hvilket firma som benyttes til brøyting. For å holde prisen nede anbefales samme brøytefrekvens som Vestre Solåsen.
Etter dialog med Hilleren Skog og Maskin fikk vi følgende tilbud.
Årlig sum: 2000 kr
Pris per tur: 500 kr
+ mva
Veikomitèen anbefaler at det settes av 15 000 kr som egen post i budsjettet hvert år. Det er vanskelig å estimere antall snødager pr år. Dersom vi opplever år med lite snø skal summen akkumuleres slik at vi kan håndtere år med mye snøfall»
Når det gjelder vedlikehold av vei informerer veikomiteen om følgende:
«Det er flere uklare faktorer som spiller inn når det gjelder vedlikehold av vei. Veikomitèen prøver å gå i dialog med kommunen og skal etter dette fremlegge forslag til vedlikeholdskostnader. Veikomitèenskal oppdatere styret så snart vi vet mer»
Styret har siden årsmøtet arbeidet med å finne mer informasjon for å sikre at saken blir håndtert på korrekt måte.Styret har i den forbindelse vært i kontakt med Vellenes Fellesorganisasjon. Solåsen Velforening er medlem av denne organisasjonen og en del av kontingenten går til betaling av dette medlemskapet. Vellenes Fellesorganisasjon tilbyr sine medlemmer 60 min gratis konsultasjon med advokat i problemstillinger knyttet til velforeninger og deres arbeid. Via Vellenes Fellesorganisasjon fikk styret kontakt med en advokat og styret har lagt frem reguleringsplanen for Solåsenog vedtektene for Solåsen Velforening for vurdering.
Advokaten har gitt en foreløpig muntlig vurdering: veien er å anse som en privat vei utenfor velforeningens geografiske område. For denne type tilfelle der privat vei er eid i felleskap, er det veiloven som vil komme til anvendelse og der er hovedregel at en betaler etter bruk med mindre annet følger av avtale.
Vurderingen om at den private veien er utenfor velforeningens geografiske område synes også å ha vært lagt til grunn ved tidligere årsmøter i Solåsen Vel. I den forbindelse vises til ett sameiemøte som ble avholdt den 21.6.2016. Da ble det først avholdt ordinært årsmøte i velforeningen for deretter å avholde et eget sameiemøte som gjaldt vei, vann og avløp. Det ble i den forbindelse vist til at veianlegget ikke var en del av velforeningen og at årsmøtet i velforeningen ikke hadde grunnlag for å beslutte noe som gjaldt veianlegget. (Referat ligger på hjemmesiden til velforeningen). Denne vurderingen ble lagt til grunn av tidligere styre og advokat (tidligere beboer og medlem i Solåsen Vel) som bistod styret i saken mot Askøy Kommune.
På bakgrunn av den foreløpige vurderingen som er gjort av advokat i Vellenes Fellesorganisasjon, samt tidligere vurdering av tidligere styre, konkluderer sittende styre med at saken om avsetning av midler til brøyting og vedlikehold av vei ikke kan fremmes for årsmøtet da den er i strid med vedtektenes §8 som lyder slik: «Årsmøtet kan kun behandle saker som faller innenfor foreningens normale forhold (jf. §3)»
Styret mener på bakgrunn av vurderingen at det er nødvendig å fremme et forslag om vedtektsendring for å presisere hva som er velforeningens geografiske område, slik at det ikke er rom for tvil i fremtiden og for fremtidige medlemmer.
Styret ønsker også å informere om at advokaten fra Vellenes Fellesorganisasjon, som har gitt en muntlig foreløpig vurdering, har tilbudt å gi en skriftlig tilbakemelding på problemstillingen til en pris på 6500 kr. Styret vil foreslå at det stemmes over om det skal innhentes en skriftlig vurdering.
Avstemming Sak 2:
1. Styrets forslag til vedtektstendring:
§3 Velforeningens geografiske område
Velforeningens geografiske område omfatter følgende areal i reguleringsplan nr 173 i Askøy kommune:
• Regulert lekeplass (3 stk) med reguleringsformål «felles lekeareal»
• Regulert fellesområde
• Regulert fellesområde – grøntareal
Området er inntegnet på vedlagte kart (datert 27.05.2024) som inngår som en del av vedtektene.
2. Innkommet forslag:
Det skal avsettes kr 15000 til brøyting av regulert felles avkjørsel.
3. Innkommet forslag:
Det skal avsettes kr 6500 til skriftlig vurdering fra advokat
Sak 3 Lys ved Holatjørn:
Saken ble i ordinært årsmøte bestemt utsatt i påvente av at det skulle innhentes et prisoverslag som årsmøtet kunne ta stilling til. Det er innhentet et prisoverslag som lyder som følger:
«Jeg har nå fått et tilbud fra Eviny Solutions på materiell til belysning av plassen ved vannet.
Som det kommer frem av tilbudet under er det en svært gunstig pris på materiellet.
Prisen inkluderer ikke noe innleie til å utføre gravearbeidet.
Så dette er tenkt som dugnadsarbeid.
Tilbud Solåsen:
3 stk LED84 armaturer 9570,-
3 stk 750mm cc160 stålfundamenter 4500,-
3 stk konisk lysgrå lakkert stålmaster 4m 6000,-
1 stk astrour 200,-
1 stk 50m ø75mm trekkerør 400,-
1 stk ABB koblingsskap 2700,-
Totalt 23 370,- kr eks moms.
Utenom dette kan det være aktuelt å sende gravemelding til Norgesnett dette kommer utenom og vil koste ca.3-5 tusen.
Da har jeg lagt inn innkjøpspris på armaturer, stålfundamenter og koblingsskap.
Master, astrour og trekkerør har jeg tatt litt under innkjøpspris.
Mitt forslag er da at vi plasserer ut 3 lyspunkt med tidstyringsom vi selv bestemmer over.
Plasseringen velger vi selvfølgelig selv, men jeg har laget et enkelt forslag som vist på vedlagt kart.
Rød sirkel markerer ca. plassering av stolper og grønn sirkel markerer et koblingskap»
Avstemming sak 3:
1. Innkommet forslag:
Det avsettes kr 34 212,5 (kr 29 212,5 for lys og kr 5000 for gravemelding) til utføring og gjennomføring av lyssetting som beskrevet i tilbudet.
Sak 4 Styrehonorar:
To forslag ble fremlagt på årsmøtet:
Et forslag innebar at styreleder og kasserer fikk kr 3000 hver for sitt styreverv, samt kr 1000 til øvrige styremedlemmer for sine verv.
Det andre forslaget var at styremedlemmer skal ha fri årskontingent.
Forslaget ble besluttet utsatt i påvente av andre uavklarte saker.
Avstemming sak 4:
1. Innkommet forslag:
Styreleder og kasserer mottar kr 3000 og styremedlemmer mottar kr 1000 for sine styreverv.
Dersom ikke forslag 1 får alminnelig flertall stemmes det over forslag 2.
2. Innkommet forslag:
Styremedlemmer betaler ikke kontingent i styreperioden.
Sak 5 Budsjett:
Styret ønsker å foreslå følgende budsjett basert på styrets innstilling i de overnevnte saker:
På konto: 44 431
Kontingent a kr 1000 (40 husstander): 40000
Norsk tipping: 5000
Totalt: 89 431
Vellenes Fellesorganisasjon: 1000 kr
Drift: 10 000 kr
Hjemmeside: 3500 kr
Overbygg vannet/lekeplass: 20 000 kr
Lys ved Holatjørnet inkl. gravemelding: 34 000 kr
Skriftlig vurdering fra advokat: 6500 kr
Sosialt: 3000 kr
Totalt: 77 000 kr
Gjenstående: 12 431
Budsjettet vil bli justert etter resultat i avstemmingen